Introducción:
La biblioteca escolar es un componente esencial para alfabetizar, educar, informar y contribuir al desarrollo económico, social y cultural de una sociedad.
Se ha demostrado que cuando los bibliotecarios y el personal docente cooperan y trabajan en coordinación, los alumnos logran alcanzar niveles más altos en conocimientos básicos, lectura, aprendizaje, solución de problemas y competencias en materia de tecnologías de la información y la comunicación, entre otros beneficios.
Por lo tanto, entre otras funciones, el personal de la biblioteca debe ayudar a utilizar los libros y otras fuentes de información, desde los relatos literarios hasta los documentos plasmados en todo tipo de soportes (impresos, electrónicos u otros) y accesibles directamente o a distancia. Estos materiales complementan y enriquecen los libros de texto, así como los materiales y métodos pedagógicos. Por otro lado, el bibliotecario tiene como una de sus actividades la administración de la institución donde se conserva, organiza y difunde la información, la biblioteca. Por ésta razón, el maestro bibliotecario deberá conocer con profundidad la conservación, organización y difusión de la información, así como utilizar la tecnología apropiada, que responda a las características y necesidades de los usuarios. El profesional de la bibliotecología debe conocer y manejar el proceso administrativo para aplicarlo en cualquier proceso en el desempeño de sus funciones. Ante el avance tecnológico que sé esta introduciendo en las bibliotecas el bibliotecario tendrá la responsabilidad de conocer esas tecnologías y emplearlas para apoyar su labor administrativa y docente.
Para alcanzar las metas y objetivos trazados con efectividad, el bibliotecario debe emplear los conocimientos de la administración como proceso o método científico. Como administradores deben realizan funciones de planificación, organización, integración de personal, dirección y control.
En este artículo se intenta presentar el concepto de la administración, su desarrollo histórico tanto en la administración pública como de empresa. También, se hablará de la administración de la biblioteca a la luz de sus funciones principales y la automatización como un recurso valioso en la maximización de los recursos y esfuerzos en los servicios de la biblioteca escolar.
Definición de la administración
La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas que laboran o trabajan en grupos, alcancen con eficiencia las metas seleccionadas o establecidas en el área, lugar o agencia. Sin embargo, es necesario ampliar esta definición básica. La administración se aplica a todo tipo de corporación. Además, es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación. La administración también se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.
La tarea de administrar una empresa o área conlleva planificar sus objetivos, poner en marcha los medios necesarios para su satisfacción y controlar los resultados obtenidos. Tradicionalmente, se ha considerado más como un arte o una habilidad adquirida por la experiencia que como un conjunto de técnicas basadas en el conocimiento científico. Sin embargo, es importante señalar que la administración en sí es una ciencia, requiere un proceso o método científico para alcanzar los objetivos trazados con efectividad.
Las personas identificadas como administradores realizan funciones de planificación, organización, integración de personal, dirección y control. Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento, utilizando estas cinco funciones básicas del gerente. Aunque existen diferentes formas de analizar o estudiar el proceso de administración, la mayoría de los autores han adoptado esta estructura antes mencionada.
Funciones en la administración como proceso
La empresa u organización tiene una función específica en la administración que compete sólo a ello: la determinación de las políticas empresariales a corto y a largo plazo; el establecimiento de la visión, la misión, las metas y objetivos.
Una segunda función de la dirección es coordinar los distintos sectores de la empresa. Esta puede ser comparada a una gran y compleja máquina, cuyas distintas piezas deben ser adaptadas unas a otras, de manera que se obtenga la mejor regulación posible de su funcionamiento general.
Para llevar a cabo su misión, la dirección de la empresa dispone de múltiples medios, cabe agrupar en instrumentos de planificación, de organización y de control. Por medio de la planificación, se establece el orden en que irán desarrollándose los acontecimientos que constituirán la vida de la empresa. De esta forma se pretende asegurar el correcto funcionamiento de la entidad frente a interferencias no previstas. Esta varía grandemente según los tipos de empresa.
Por otro lado, el fin de la organización es conseguir la mayor eficacia posible en el conjunto de operaciones que componen la actividad de la empresa. Para ello, la dirección (administración) debe definir las funciones, obligaciones y responsabilidades de los diversos puestos y niveles jerárquicos, tratando de evitar las lagunas y solapamientos. Además, ha de elaborar la red general de información de la empresa, por la cual circulará de la forma más fluida posible, desde los estamentos superiores a los inferiores, las órdenes y directrices; los resultados e informaciones de control fluirán en sentido contrario.
Gracias a la organización, las operaciones de índole repetitiva se mecaniza, de forma que no es preciso someterlas a un proceso de reflexión particularizado. Su ejecución queda automatizada, con la consiguiente ganancia de tiempo y de rendimiento.
La planificación y la organización son dos factores complementarios: sin planificación, una empresa, aun cuando esté perfectamente organizada, no podrá funcionar de forma debida. Del mismo modo, la mejor idea, sino hay una organización adecuada que permita llevarla a cabo, permanecerá estancada en fase de planificación.
Por último, el control tiene como misión valorar el grado de cumplimento de los objetivos de la empresa, localizar las posibles desviaciones, evaluarlas y poner finalmente en ejecución los mecanismos que permitan su corrección. Una vez efectuada la tarea, el control se denomina de retroalimentación. Es posible, también, desarrollar un control de prealimentación, que se lleva a cabo sobre las variables que intervienen en el proceso con anterioridad a éste.
Historia de la administración pública
La administración tuvo sus inicios en el desarrollo de la sociedad, de su gobierno. Se denomina ésta (administración pública) a una entidad formada por un conjunto de entes o sujetos de carácter público. También, se designa con este nombre una determinada actividad encaminada al desenvolvimiento de los programas y políticas de los gobiernos o se utiliza para identificar a la ciencia que se preocupa por la naturaleza y actividades de la administración pública. A continuación se presenta una trayectoria histórica de diferentes épocas del desarrollo de la administración pública.
Administración china
Se dice que Confucio, un reconocido filósofo, fue una de las personas que sentó las primeras bases de la administración como proceso, al establecer un tipo de gobierno en China. En los diferentes cargos políticos que ocupó; desde Magistrado local hasta Primer Ministro, logró incorporar una serie de cambios o aportaciones, los cuales, al retirarse de la vida pública, escribió e incluyó su criterio o evaluación de los mismos. Así, logró establecer las bases de la administración desarrollada.
Otros contemporáneos de Confucio se interesaron, también, por los asuntos administrativos, entre ellos, Micius o Mo-ti , quien estableció una rama de la misma escuela, la cual difería fundamentalmente en aspectos filosóficos más que en principios. A través de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciación bastante amplia sobre muchos de los problemas modernos de administración pública.
Administración egipcia
Egipto tenía una economía planeada y un sistema administrativo bastante amplio, el cual ha sido clasificado por Weber como "burocrático". Debido a los medios de comunicación marítima fluvial, así como el uso comunal de la tierra, fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera pública y colectiva, a través del gran poder del gobierno central. La idea que prevaleció en el Antiguo Estado Egipcio durante la IV, XI y XVIII dinastías fue que debía haber una severa coordinación de los esfuerzos económicos de toda población, a fin de garantizar a cada uno de los miembros de la comunidad, el más alto grado de prosperidad.
El sistema de los ptolomeos tuvo gran influencia en la administración de la agricultura, el pastoreo, la industria y el comercio. Durante el Imperio Otomano (1520-1566 d. J.) se organizó una excelente administración de personal público, a pesar de que estaba concebida como un sistema de castas.
Administración romana
Los romanos se destacaron por ser conquistadores atrevidos, cultivadores y comerciantes prudentes; y manejan con igual ardor la espada que el arado. De esta manera, engrandecen sus territorios e implantan una administración para fomentar su desarrollo. Cada uno de los pueblos sometidos les suministra un importante contingente de soldados y esclavos. Los romanos llevaron a cabo una obra gigantesca y múltiple en los límites de su inmenso imperio: construcción de incontables monumentos, carreteras y acueductos; explotación de minas y canteras, irrigación.
El espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones de notable manera. Sobresale la disciplina que tuvieron los romanos en su organización jurídica, la cual ha servido de pilar fundamental a la concepción del derecho.
Administración democrática griega
La administración gubernamental griega tuvo cuatro pasos evolutivos, puesto que sus estados tuvieron monarquías, aristocracias tiranías y democracias.
La monarquía ateniense fue su primer sistema de gobierno y tuvo relativamente poca importancia desde un punto de vista administrativo; en tanto que el período aristocrático, que duró hasta el siglo y ante de Jesucristo, y el democrático si tuvieron una gran trascendencia. Mientras la democracia, el sistema de gobierno griego consistió en una asamblea popular denominada la eclesia, en el cual residía la autoridad máxima, y en ella participaban directamente todos los ciudadanos. Fue así ésa la primera manifestación que tuvo del concepto de gobierno de la mayoría y de que la soberanía del Estado la tiene el pueblo. En la eclesia se encuentran en buena parte las bases de nuestros sistemas democráticos actuales, con algunas limitaciones y diferencias.
Administración en la edad media
Durante la época medieval hubo una notable evolución de los sistemas organizativos como resultado del debilitamiento del poder central durante los últimos días del Imperio Romano. La autoridad pasó al terrateniente, el cual tenía poderes extraordinarios para fines tributarios dentro de su dominio.
Administración en la edad moderna
A partir del siglo XIII, el sistema feudal se debilitó. Las ciudades, cuya importancia no cesaba de aumentar, adquirieron su independencia, se organizaron en municipios y se gobernaron por sí mismas.
Esta condensada trayectoria presenta algunos aspectos del desarrollo de la administración pública, de los programas y políticas del gobierno de la sociedad que iba naciendo.
Evolución histórica de la administración de empresa
Al igual que en la fase del desarrollo de la administración pública de los gobiernos, casi todas las actividades humanas de la administración han pasado por una primera fase en la que éstas eran consideradas como un arte, o como un conjunto de conocimientos meramente empíricos, que sólo podían adquirirse por medio de la experiencia individual. Posteriormente, la acumulación de datos ha hecho posible la clasificación y el estudio de éstos, lo que ha permitido identificar las leyes que rigen los fenómenos estudiados, con lo que se ha llegado a la formación de una verdadera ciencia de la administración.
La actividad empresarial no es una excepción a la regla: hasta comienzos del siglo XX era considerada más como un arte, en el que sobresalían algunas personas por su especial intuición o habilidad, que como una actividad susceptible de ser sometida a un análisis sistemático. Desde entonces, se han multiplicado en todo el mundo las instituciones educativas que promueven la enseñanza de materia plenamente científicas, cuyo conocimiento resulta indispensable al hombre de empresa actual. La investigación operativa, la organización administrativa, se han convertida en verdaderas ciencias que los altos directivos necesitan dominar. A su vez, el “reciclaje", o formación permanente, se ha hecho práctica obligada entre los hombres de empresa, que han de adaptarse a las nuevas técnicas y concepciones si quieren evitar que sus conocimientos queden anticuados en un breve lapso de tiempo.
El autor estadounidense Frederick Winslow Taylor fue el primero que consideró que los problemas referentes al trabajo humano y al de las máquinas eran susceptibles de un tratamiento científico. En su obra The Principle of Scientific Management (1911; Principios de administración científica) desarrolló sus ideas fundamentales, que extrajo del análisis de un gran número de casos estudiados y sobre el funcionamiento de distintas empresas norteamericanas.
El pensamiento de Taylor se desarrolló en torno a tres ejes principales. En primer lugar está la distribución de los trabajos, que debe realizarse con sumo cuidado, estableciendo diversos escalones intermedios entre la dirección de la empresa y el operario que realiza materialmente tales trabajos. Taylor analizó con minuciosidad la función que debían realizar los controladores y jefes de equipo, entre otros. Propuso por primera vez la comunicación interior en la empresa mediante instrucciones escritas, estudiadas y preparadas con anticipación suficiente a la realización concreta de las tareas correspondientes.
La segunda vertiente básica del llamado taylorismo es el minucioso estudio de los movimientos y tiempos necesarios para realizar las tareas, desmenuzando éstas en sus componentes más elementales. Así es posible hallar la fórmula capaz de optimizar métodos y tiempos, de manera que le trabajo pueda realizarse con el menor esfuerzo y la mayor velocidad posible.
Íntimamente ligado con lo anterior está el tercer factor: el estudio de las máquinas necesarias para el proceso productivo y de su correcta ubicación, con objeto de lograr el máximo rendimiento de las mismas.
Las formulas de organización establecidas por Taylor tuvieron un inmediato éxito; fueron rápidamente aplicadas por las empresas en las años que siguieron a la primera guerra mundial, y contribuyeron a elevar considerablemente la productividad general del sistema. Sin embargo, el taylorismo tuvo poca influencia más allá de la organización material de los talleres. A la par y posteriormente, se desarrollaron otras tendencias sobre la administración, las cuales afectan o influyen en las actividades que se desarrollan en los gobiernos o en las empresas en nuestros días.
La administración de bibliotecas escolares
La biblioteca escolar, un área de servicios de vital importancia en la sociedad, debe evaluarse y establecer proyecciones a la luz de los conceptos desarrollados sobre la administración como una ciencia.
El bibliotecario tiene como misión proporcionar información y conocimiento al ser humano para desenvolverse con éxito en la sociedad contemporánea. Además, proporciona a los alumnos competencias para el aprendizaje a lo largo de toda su vida, permitiéndoles que se conduzcan en la vida como ciudadanos responsables. La biblioteca escolar ofrece servicios de aprendizaje, libros y otros recursos que permiten a todos los miembros de la comunidad escolar forjarse un pensamiento crítico y utilizar eficazmente la información en cualquier formato y medio de comunicación.
Es de vital importancia que a los servicios de la biblioteca escolar tengan acceso por igual todos los miembros de la comunidad escolar, sin distinción de edad, raza, sexo, religión, nacionalidad, lengua, condición social y situación profesional. Hay que ofrecer servicios y materiales específicos a los que no están en condiciones de utilizar los servicios y materiales de biblioteca corrientes. El acceso a los servicios y las colecciones debe basarse en la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas y no deberá estar sometido a ningún tipo de censura ideológica, política o religiosa, ni tampoco a presiones comerciales.
Para cumplir con estas funciones, la biblioteca escolar debe establecer una adecuada administración formulando políticas y crear servicios, planificar para la selección, adquisición y evaluación de los materiales, facilitar el acceso material e intelectual a las fuentes de información adecuadas, proporcionar recursos didácticos y emplear a personal capacitado.
Las funciones del bibliotecario escolar que definen la administración adecuada de los recursos disponibles son las siguientes : 1-Analizar la situación y las necesidades de su centro; es responsable de conocer la estructura y el funcionamiento de su centro, así como la situación de la biblioteca. Basado en este análisis, establecerá un plan de trabajo para la biblioteca, que debe estar plenamente integrado en los Proyectos Educativos y Curriculares. (Planificación) 2- Recoger y tratar la documentación; bibliotecario se encarga de la recogida de información y documentación que responda a las necesidades de su centro. Participa en la selección y adquisición de los materiales didácticos, informativos y de esparcimiento necesarios para el desarrollo de los programas escolares, en coordinación con el personal docente y con el alumnado. Realiza o completa el tratamiento técnico de los materiales y pone a disposición de los usuarios los fondos de la biblioteca. 3- Gestionar los recursos necesarios; es responsable de determinar y organizar la utilización de los fondos documentales, de los espacios y tiempos, de los recursos económicos y, en su caso, humanos. 4- Comunicar y hacer circular la información; el responsable de la biblioteca escolar debe facilitar la difusión de todo tipo de información administrativa, pedagógica y cultural. 5- Ofrecer recursos y oportunidades para el aprendizaje; el responsable de la biblioteca colabora con los demás profesores en la planificación y desarrollo del currículo, en un proceso de enseñanza-aprendizaje basado en una pluralidad de recursos educativos. Sugiere las orientaciones y usos posibles, difunde el conocimiento y favorece la utilización de todos los materiales didácticos disponibles. En colaboración con el resto de los profesores, favorece la autonomía y responsabilidad en el aprendizaje de los alumnos. Su aportación puede resultar especialmente apropiada para abordar cuestiones interdisciplinarias y reforzar los temas transversales. Igualmente, puede colaborar con los demás profesores organizando actividades especialmente dirigidas a los alumnos con dificultades de aprendizaje, ofreciéndoles una ayuda individualizada. 6- Participar en la capacitación de los alumnos en el uso de fuentes de información; el responsable de la biblioteca organiza, junto con los miembros del equipo docente, actividades relacionadas con el uso de información con un enfoque disciplinario o interdisciplinario. Ayuda a identificar, localizar y seleccionar los documentos pertinentes en función de los objetivos de la investigación. Inicia a los alumnos en el conocimiento e interpretación de los diferentes tipos de documentos según su naturaleza, soporte, grado de elaboración, nivel, etc. Junto con los demás profesores, debe promover la reelaboración de la información recuperada, favoreciendo un análisis crítico de la misma. 7- Promocionar la lectura como medio de entretenimiento y de ocio. La biblioteca escolar no debe ser sólo un instrumento de trabajo e información, sino también un espacio que favorezca el acercamiento del alumnado a la lectura como medio de entretenimiento. En este sentido, el responsable de la biblioteca debe colaborar al desarrollo y afianzamiento de los hábitos de lectura, asegurar la presencia de obras de esparcimiento en el fondo documental, y aconsejar y guiar a los alumnos en la elección de sus lecturas, compensando las posibles desigualdades de origen en cuanto al acceso a los libros. Desde una perspectiva más amplia, la biblioteca escolar debe fomentar actividades de lectura de imágenes y análisis crítico de documentos audiovisuales a fin de conseguir una "alfabetización" de los alumnos y alumnas en este tipo de lenguajes. 8- Relacionarse con el exterior; el responsable de la biblioteca debe establecer y mantener una relación de colaboración o cooperación con otros centros documentales (centros de documentación, Centros de Profesores y de Recursos, bibliotecas de otros centros, bibliotecas públicas etc.), que favorezca el intercambio de informaciones y el trabajo en común (servicios de catalogación centralizada o compartida, préstamo ínter bibliotecario, etc.). Además, debe relacionarse con el entorno social favoreciendo la apertura del centro al exterior. Esto supone colaborar con bibliotecas de la localidad, asociaciones culturales e instituciones públicas y privadas, para organizar actividades en común y procurarse informaciones y documentos que interesen a la comunidad educativa.
Para garantizar un funcionamiento efectivo y responsable de la biblioteca escolar, es necesaria una política de la biblioteca escolar que defina sus objetivos, las prioridades y los servicios de la biblioteca en función del proyecto educativo. Además, la biblioteca escolar se debe organizar y gestionar según los estándares profesionales. También, los servicios de la biblioteca escolar deben ser accesibles a todos los miembros de la comunidad escolar y deben trabajar en el contexto de la comunidad local. Es preciso, además, asegurar la cooperación con el profesorado, los órganos de dirección del centro escolar, la administración de quien dependa, las familias, los otros bibliotecarios y profesionales de la información y las asociaciones de interés dentro de la comunidad.
La administración de una biblioteca constituye una actividad de creciente complejidad e importancia en la sociedad actual. Este es un proceso continuo, el cual incluye una serie de etapas, actividades y tareas, tales como evaluar, seleccionar, adquirir, organizar, retirar, ofrecer acceso, preservar y conservar los recursos informativos.
La razón de ser de una biblioteca es que ésta pueda satisfacer las necesidades y el interés de la comunidad escolar, la comunidad en general y los clientes del sistema de bibliotecas al cual sirve; basado en el análisis de necesidades y prioridades de los usuarios, el estudio de los fondos disponibles y asignados por el departamento de educación o instituciones para satisfacer dichas necesidades, entre otros. La tarea de administrar la biblioteca conlleva planificar sus objetivos, poner en marcha los medios necesarios para su satisfacción y controlar los resultados obtenidos, al igual que del rendimiento, eficacia y eficiencia. En fin, el bibliotecario, como administrador realiza funciones de planificación, organización, integración de personal, dirección y control para garantizar el uso óptimo de sus facilidades y servicios.
Automatización de los servicios bibliotecarios y de información
La automatización de las bibliotecas escolares no es un requisito imprescindible para su administración o correcto funcionamiento, sin embargo, cualquier acción que se emprenda para el desarrollo de las mismas debe prestar especial atención a este aspecto, ya que puede ser fundamental para dar respuesta a algunos de los problemas que se plantean actualmente en relación con el desarrollo de la biblioteca escolar, tales como la falta de personal especializado, tiempo y trabajo necesarios para poner en marcha una biblioteca debidamente dotada y organizada, creación de una red cooperativa de bibliotecas, colaboración con las bibliotecas públicas, etc.
La automatización permite mejorar la eficacia del proceso técnico y la gestión interna, prestar nuevos servicios y facilitar la cooperación con otros centros, además de maximizar los esfuerzos en la administración de la misma. Tanto en las bibliotecas como en los centros de documentación se viene imponiendo en los últimos años la gestión automatizada de sus actividades, favorecida por las indiscutibles aportaciones de las tecnologías de la información y comunicación a la calidad de los servicios prestados.
En el plano educativo, la automatización permite dar respuesta de un modo más eficaz a los objetivos de la biblioteca, permitiendo al bibliotecario dedicarse fundamentalmente a las tareas de índole pedagógica y aumentando la motivación de los alumnos hacia la investigación y la búsqueda de información. Esto lleva consigo una mayor utilización de los recursos y una mejor comprensión de las aportaciones de las nuevas tecnologías.
Ahora bien, el objetivo principal de la automatización de una biblioteca escolar es facilitar el acceso de los alumnos y los profesores a la información, capacitándoles para la recuperación de información automatizada y no tan sólo la mejora de la gestión de los fondos. Esto plantea una problemática singular, ya que la automatización no se limita al trabajo manual, sino que supone una transformación de las prácticas documentales y pedagógicas. La situación ideal sería la instalación de una red de área local que permitiría la consulta del catálogo de la biblioteca desde cualquier punto del centro educativo. Teniendo en cuenta estas premisas, un programa para la automatización de las bibliotecas escolares entendidas como centros de recursos debe presentar las siguientes características:
1-Integración de todas las funciones de la biblioteca (adquisición, catalogación, consultas, préstamos, publicaciones periódicas, impresión de catálogos y estadística).
2-Posibilidad de instalación en red de área local.
3- Posibilidad de integrar registros procedentes de centrales catalogadoras, reduciendo al mínimo la catalogación en el centro escolar. Para ello, el programa debe usar el formato MARC normalizado para la descripción bibliográfica. Debe permitir la catalogación en dicho formato sin necesidad de conocerlo, mediante pantallas simplificadas.
4-Interfaz de uso sencillo para profesores y alumnos.
5-Posibilidad de importar datos de los ficheros de gestión del centro.
6-Posibilidad de creación de bases de datos en la biblioteca del centro.
7-Facilidad para el intercambio de registros entre centros escolares.
8-Préstamo ágil. Posibilidad de atender a un gran número de alumnos en poco tiempo.
9-Módulo de consulta muy fácil de usar, con diferentes niveles de complejidad (primaria, secundaria, profesorado etc.).
10-Recuperación de la información por texto libre, rompiendo con la tradicional consulta por autor o título. Gran potencia de búsqueda, utilización de operadores booleanos y de proximidad. Posibilidad de gestionar una lista de autoridades o un tesauro.
11-Diferentes formatos de visualización de la información (listado, ficha completa con etiquetas de campo, ficha ISBD etc.)
12-Garantía de seguridad de los datos, restringiendo el acceso a las diferentes funciones y ofreciendo la posibilidad de realizar copias de seguridad de forma sencilla.
13-Concebido como un producto educativo en sí mismo con suficientes mensajes en pantalla e instrucciones claras para iniciar a los alumnos y profesores en su uso, y acompañado de materiales para este fin (manuales, carteles, fichas de trabajo etc.).
Sistemas para la automatización de bibliotecas
SIRS Mandarin M3
Es un sistema completamente integrado que maneja todos los aspectos de su biblioteca, tanto para el bibliotecario como para los usuarios. Provee numerosas funciones de control, incluyendo análisis estadísticos. Consiste de componentes modulares que pueden ser combinados en diversas maneras para lograr los modelos más complejos, de bibliotecas sencillas a grandes consorcios. Todos los campos son completamente personalizables, permitiéndole crear su sistema de administración de biblioteca. Su diseño único esta distribuido horizontal y verticalmente, lo cual le permite expandir el hardware y software de su sistema sin complicaciones. Provee herramientas de búsqueda poderosa y fácil de usar. Todos los puntos de acceso están definidos por la biblioteca. Soporta virtualmente un número ilimitado de índices para hojeo y búsqueda e idénticas características para ayudar a los usuarios a navegar los grandes conjuntos de resultados que son generados en bibliotecas de investigación y consorcios.
Los resultados son desplegados en un ordenamiento predeterminado por la biblioteca, pero el sistema permite otras opciones de ordenamiento, las cuales podrá activar el usuario cuando las necesite. Los usuarios pueden tener registros ordenados por relevancia; pueden delimitar el número de registros por un rango de fecha, lenguaje y otros filtros; puede usar distintos operadores para combinar conjuntos; y pueden seleccionar o eliminar ejemplares en un conjunto para formar un subconjunto cuando sea apropiado. Para reducir una búsqueda aún más, los usuarios pueden usar la poderosa opción de refinamiento de resultados, la cual le permite tomar los resultados de una búsqueda como la base para búsquedas futuras. Provee, además, un conjunto completo de utilerías para el usuario. Los usuarios podrán revisar multas, préstamos y reservas. Podrán solicitar materiales a través de reservaciones, envío de documentos, y realizar funciones de préstamo ínter bibliotecario. Los usuarios pueden ver sus préstamos actuales y renovar materiales sujetos a las políticas de circulación de la biblioteca.
La circulación rápida y precisa comienza con una política de préstamo flexible que incorpora: el estatus del usuario, estatus del ejemplar, localización y calendario para determinar la fecha y hora de vencimiento. Todos los datos se guardaban en una base de datos Oracle y puede ser accesada por cualquier utilería de reportes que utilice SQL estándar.
Se cataloga con control extensivo de autoridades es la llave para el sistema. Los registros MARC y no-MARC comúnmente residen en el sistema de automatización proveyendo una sola base de datos para hacer búsquedas, catalogar, y procesar. Éste soporta diferentes formatos MARC, tales como USMARC, UNIMARC, UKMARC, y DANMARC. Los campos bibliográficos pueden ser ligados instantáneamente a múltiples tesauros usando el poderoso control de autoridades del sistema. Todos los cambios a registros bibliográficos y de autoridad estarán disponibles inmediatamente en el catalogo para el público y el personal de la biblioteca.
M3 le permite que usted conduzca un inventario completo o parcial de sus tenencias de biblioteca. Una vez que el procedimiento del inventario sea completo, el módulo del inventario compara los resultados al contenido de la base de datos de las tenencias, produciendo nueve informes: los artículos encontrados, artículos que falta, artículos con “barcodes” inválidos, si colocaron mal los artículos, artículos prestados, ningunos artículos de “barcode”, artículos duplicados, “barcodes” fuera de rango y las estadística del inventario de los artículos. También, se puede imprimir los informes para reconciliar el inventario o para guardarlos en un archivo para la exportación del sistema del mandarín M3. Si usted no puede terminar inventario en una sesión, los artículos que se han procesado ya se pueden ahorrar y después recuperar más adelante para continuar el proceso del inventario más tarde.
Athena
Athena es un sistema completamente integrado para la automatización de la biblioteca. Combina diferentes módulos para las funciones de circulación, el catálogo de búsqueda (OPAC), la catalogación, y funciones del inventario en un sistema completo que fácil instalar y mantener. Es compatible con los sistemas operativos Windows® 2000, Windows NT®, Windows.xp, y Windows 95/98. Además, Athena proporciona las características, el funcionamiento, y la facilidad de empleo para las necesidades de la biblioteca escolar.
Con Athena hay tres opciones de la búsqueda, las cuales te aseguran que el usuario encuentre exactamente lo que necesita. La forma simple deja buscar al usuario en una término o frase. La búsqueda avanzada le permite buscar con varios términos (temas completos incluyendo) utilizando la forma lógica boleana. Con la forma visual el usuario puede buscar con el uso networked o locales de los iconos.
Winnebago Spectrum
Winnebago integra los sistemas de catalogación y circulación. Tiene la arquitectura de un servidor, utiliza varias ventanas para sus diversas funciones, tiene conectividad a Internet y la flexibilidad de utilizarlo en redes. Además, cabe destacar que su interfase es de fácil manejo, tiene gran seguridad en la estación de búsqueda. Tiene la habilidad de incluir patrones de fotos y la capacidad de editar mensajes. Se pueden crear reportes de fácil comprensión. Se puede indexar por materia, autor o titulo.
La forma de circulación es adaptable al tipo y necesidad de la biblioteca. Se puede manejar de forma efectiva las transacciones de libros en la biblioteca. Hacer más fácil y ágil un inventario y, además mantener la biblioteca abierta mientras se efectúa el mismo.
Es un sistema de automatización simple y limitado, pero muy conveniente para las necesidades de una biblioteca escolar que no requiera grandes demandas en tecnología e intercambio de información entre bibliotecas.
Conclusión
Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas. Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previo y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar los objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado. Se adquiere un mayor conocimiento de la transformación que tuvo la ciencia de la administración; la cual se consolida en la Edad Contemporánea con los valiosos estudios desarrollados.
Las teorías y experiencias de Fayol y de Taylor marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la administración científica que ellos postularon y continuaron sus discípulos. Llegan a ser uno de los medios más efectivos para la tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; la cual, también, ha influido grandemente en el desarrollo económico y el mejoramiento de muchos países por su aplicación en el sector público.
Siendo la biblioteca escolar parte integrante del proceso educativo de vital importancia, el profesional de la bibliotecología debe conocer y manejar el proceso administrativo necesario para desempeñarse eficientemente al frente de la institución que conserva, organiza y difunde la información que genera la actividad humana y valerse de las tecnologías de la información y la comunicación para alcanzar el propósito que como institución social tiene la biblioteca. Así como también, ante el avance tecnológico que se esta introduciendo en las bibliotecas, este funcionario tendrá la responsabilidad de conocer esas tecnologías y emplearlas para apoyar su labor administrativa y docente para obtener una mayor eficiencia y efectividad en el ofrecimiento de sus servicios. Tendrá la responsabilidad de conocer, evaluar, aplicar y desarrollar estrategias de automatización de los servicios y recursos que ofrece, el reto de nuestros tiempos.
Referencia bibliográfica
Calva González, Juan José. (1994). Elementos de dirección de personal en bibliotecas: Aspectos generales. Vol. 9, No. 4, oct-dic. México: Biblioteca Universitaria: p. 28-35.
Carrión Gutiéz, Manuel. (1998). Manual de bibliotecas. Madrid, España: Fundación Germán Sánchez.
Duhalth Krauss, Miguel. (1990). Los manuales de procedimientos en las oficinas públicas. México: UNAM, Facultad de Contaduria y Administración.
Gardner, Richard K. (1981). Library collections: their origin, selection and development. New York: McGraw-Hill.
Johnson, Peggy. (1991). Automation and organizational change in libraries. Boston, Massachusetts: G.K. Hall. p. 201.
Koonts, Harold. (1979). Curso de administración moderna: un análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas. México : McGraw Hill.
Sagebrush, S. (2001). Bridging information and learning: Product and services catalog 2000-2001. Burnsville, Min.: Sagebrush Co.
United Nation Educational,scientific and cultural organization. (2002). Manifiesto UNESCO/IFLA sobre la Biblioteca Escolar. [versión electrónica], Recuperado el 17 de marzo de 2005, del http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifestos/school_manifesto_es.html
Categorías: Biblioteca_ , Administracion_ , Automatizacion_
